Sanal Ofis & Fiziksel Ofis Farkları

İş dünyasının ve çalışma şartlarının giderek değiştiği günümüzde, bu çalışma şartlarına uygun şekilde gelişmeler yaşanıyor. Sanal ofis de bu gelişmelerden biri. Özellikle evden çalışmanın giderek yaygınlaşması ve bununla birlikte doğan geçici olarak kullanılabilecek ofis ve toplantı salonu ihtiyacı sanal ofis kiralama hizmetlerini ortaya çıkartmıştır. Sanal ofis hizmetlerinden yararlanmak isteyen firmalar, fiziksel ofis ile sanal ofisin arasında ne gibi farklar olduğunu merak ediyor. Peki sanal ofis ve fiziksel ofis farkları nelerdir? Bu sorunun cevabı ile ilgili tüm detayları merak eden kullanıcılar için derledik. 

Sanal Ofis ve Fiziksel Ofis Farkları Nelerdir?

Sanal ofis kiralama hizmetlerinden yararlanmak isteyen firmalar, sanal ofisin fiziksel ofisten ne gibi farkları olduğu konusunu araştırıyor. Sanal ofis kiralamak elbette ki fiziksel ofis kiralamaya göre birçok avantaj sunuyor ancak bu iki ofis kiralama şekli arasındaki farklara biraz daha yakından bakalım. 

• Kira Ödeme Biçimleri:

Fiziksel ofis ve sanal ofis arasındaki en önemli fark, ofis olarak kullanacağınız mekan için ödeyeceğiniz kiradır. Bir apartman dairesi, villa, rezidans ofisini fiziksel olarak kiralamanız için en az 1 yıllık kontrat imzalamanız ve her ay kira ödemeniz gerekir. Hatta bazı fiziksel ofis kiralamalarında, mülk sahipleri 1 yıllık kira bedelini peşin olarak da talep edebilirler. Sanal ofis kiralama hizmetinde ise size belirli kullanım hakları bulunan paketler sunulur ve siz kullanacağınız hizmet kadar ödeme yaparsınız. Böylelikle özellikle de yılın büyük bir zamanında ofis dışında çalışan kişiler kalan dönemler için boşuna kira ödememiş olur. 

• Çalışma Esnekliği Farkları:

Sanal ofisler, firma çalışanlarının işlerini diledikleri yerde yapmalarına olanak sağlar. Bu da çalışanların daha rahat ortamlarda çalışabilmesi anlamına gelir. Sanal ofis çalışanlarının hemen hepsi işlerini evlerinden yürüttükleri için çok daha esnek çalışma olanaklarına sahiptir. Aynı zamanda sanal ofis çalışanları, belirli saatlerde işe gidip gelmek zorunda olmadıkları için, iş trafiği ve işe yetişme gibi streslerden uzak kalır. Fiziksel ofis çalışanları ise belli mesai saatlerine uymak zorundadır. Mesai başlangıcında ofiste olmak zorunda olan çalışanlar mesai bitmeden ofislerinden ayrılamazlar. Aynı zamanda fiziksel ofiste çalışmanın belli davranış kuralları da bulunur. 

• Bulundurulan Personel Sayısı:

Fiziksel ofislerde firmanın faaliyet alanı ile ilgili profesyonellerin dışında, temizlik, yemek ve sekretarya için ekstra personel bulunması gerekir. Bu personeller ofisin düzeninden telefonların cevaplanmasına müşterilerin karşılanmasından diğer günlük ihtiyaçlara kadar birçok işi gerçekleştirir. Bu durum da firma için ekstra maliyet anlamına gelir. Sanal ofislerde ise temizlik, mutfak ve sekretarya personeli sanal ofis kiralama hizmeti içerisinde yer alır. Bu nedenle bu personeller için firmaya herhangi bir ekstra masraf yüklenmez.

• Ek Masraflar:

Fiziksel ofis kiralamalarında, yalnızca kira değil elektrik, su, doğalgaz masrafları da firma giderlerine dahildir. Aynı fiziksel ofisin güvenliğini sağlamak için alarm ve kamera sistemleri ya da güvenlik hizmetleri için ödenecek masraflar da yine firma giderleri arasında sayılabilir. Sanal ofis kiralama hizmetlerinden yararlanıldığında ise bu ek masrafların hiçbirinin karşılanması gerekmez. Sanal ofislerin güvenliği sanal ofis firmaları tarafından sağlanır. Aynı zamanda elektrik, su, ısınma gibi giderler de yine firma ile imzalanan sözleşmeye dahildir. 

• Eşya ve Dekorasyon:

Fiziksel ofisler kiralandıktan sonra masa, sandalye, koltuk vb. ofis mobilyalarına ihtiyaç duyulur. Yani firmanın müşterilerine karşı iyi bir imaj sergileyebilmesi için düzgün şekilde dekore edilmesi gerekir. Ofis mobilyaları dışında dekoratif öğeler de fiziksel ofisin dizaynındaki önemli parçalardandır. Fiziksel ofis kiralandığında tüm bu masraflar firmaya aittir. Sanal ofislerde ise tüm bu öğeler sanal ofislerde hazır olarak bulunur. Yani bir firma sahibi olarak bu gibi işlerle ve masraflarla uğraşmanıza gerek kalmaz. Ancak ofisinizi kendi zevkinize göre dekore etmek isterseniz sanal ofislerde bu gibi değişiklikler yapmanız mümkün değil. 

Fiziksel ofis ve sanal ofis arasındaki en belirgin farkları listeledik. Elbette bu farklar her firma için avantaj veya dezavantaj olarak değerlendirilebilir. Burada önemli olan hangi ofis türünün firmanız için uygun olduğunu en doğru şekilde değerlendirerek karar vermek olacaktır. Peki sanal ofis mi yoksa fiziksel ofis mi kiralayacağınıza nasıl karar vermelisiniz?

Fiziksel Ofis mi Sanal Ofis mi Kiralayacağınıza Nasıl Karar Vermelisiniz?

Sanal ofis kiralamanın fiziksel ofis kiralamaya göre birçok avantajı bulunur. Ancak bazı durumlarda ve bazı şirketler için bu iki ofis türü arasından seçim yapmak zor olabilir. Peki bu kararı verirken dikkate almanız gereken noktalar neler?

• Çalışan Sayısı:

Sanal ofis kullanımı çalışan sayısı çok yüksek olan şirketler için uygun olmayabilir. Bu nedenle ofis kiralamadan önce çalışan sayınızı doğru şekilde belirlemeniz gerekir. Örneğin 5-10 arasında çalışan sayısına sahip bir firma iseniz sanal ofis kiralamak sizin için oldukça uygun olabilir. Ancak 50-10 kişilik bir firmanız varsa sanal ofis kiralamak yerine fiziksel bir ofis kiralamayı düşünebilirsiniz. 

• Firmanızın Çalışma Türü:

Eğer üretim yapan dikimhane, matbaa, paketleme vb. gibi bir firmaya sahipseniz sanal ofis kiralamak sizin için uygun bir seçenek olmayabilir. Çünkü üretim süreçlerini sürekli olarak kontrol etmek ve gerekli durumlarda hızlı şekilde müdahale edebilmek için fiziksel bir ofise ihtiyacınız var demektir. Ancak, personelinizin çoğunun işlerini evden yürütebildiği bir şirketiniz varsa sanal ofis kiralama hizmeti ile tüm işlerinizi rahatlıkla yürütebilirsiniz. 

• Çalışma Saatleri:

Firmanızın esnek çalışma saatlerine uygun bir faaliyet gösteriyorsa sanal ofisler sizin için oldukça uygundur. Yani çalışanlarınızın elindeki işlerin teslim tarihi dışında uymak zorunda olmadığı çalışma saatleriniz varsa sanal ofisleri kullanabilirsiniz. Ancak belirli saatlerde çalışma zorunluluğu olan ve yine aynı çalışma düzeninde olan firmalarla sürekli iletişim halinde çalışan bir firma iseniz belirli mesai saatlerine uymanız gerekir. Bu durumda da fiziksel bir ofis ortamında olmanız daha uygun olacaktır. 

• Müşterilerinizin Ofisinizi Ziyaret Sıklığı:

Bazı firmalar, sık sık müşteri ziyareti alır. Bu durum firmanın faaliyetleri nedeniyle bir zorunluluk olabilir. Örneğin müşterinin üretim sürecini birebir takip etmesi gereken durumlarda fiziksel bir ofis varlığı oldukça önemlidir. Yine birebir satış yapan firmalar için de fiziksel ofis kullanımı elzemdir. Ancak müşterileriniz ile belirli zamanlarda bir araya geldiğiniz, genellikle toplantılarınızı online şekilde gerçekleştirebildiğiniz durumlarda sanal ofisleri kullanabilirsiniz. Sanal ofislerde de müşterileriniz ile belirli aralıklarda müşterileriniz ile fiziksel olarak da bir araya gelebilirsiniz. 

Bu gibi noktaları doğru şekilde değerlendirerek sanal ofis mi yoksa fiziksel ofis mi kiralayacağınıza en doğru şekilde karar verebilirsiniz. Sanal ofis kiralamak çok büyük bir oranda fiziksel ofis kullanımına göre daha avantajlıdır. Özellikle günümüzde evden çalışmanın yaygınlaşması, fiziksel ofis maliyetlerinin ciddi oranda artması ve hemen hemen tüm işlerin dijital ortamlarda gerçekleştirilmesi sanal ofis kiralama hizmetleri için oldukça uygun bir ortam hazırlamıştır. Yine de firmanızın ihtiyaçlarını göz önüne alarak en doğru kararı verebilirsiniz.