Sanal Ofis Kullanımı Neden Artıyor?

Sanal ofisler, değişen iş dünyasının en güzel yansımalarından biri olarak değerlendirilebilir. Metaverse sürecine doğru evrilen dünyada, hem sosyal hem de profesyonel anlamda çok şey bildiğimizden farklı olacak. Yaklaşık 30 yıl sonrasının dünyasına ışınlanabilsek, ezberimiz ciddi şekilde sarsılabilir. Çünkü insanların hemen her işi kendi yaşam alanları içinde ve kendi belirledikleri zaman dilimlerinde gerçekleştirdikleri bir süreç söz konusu olacak. Üstelik sosyalleşmek de buna dahil. Zaman ve mekanın sınırlayıcı yapısından sıyrılmaya başladık bile. Öyle ise onlarca masraf kalemi olan ve sadece bir kapalı alandan ibaret ofislere, iş yerlerine ya da mekanlara yatırım yapmanın da bir önemi kalmadı, kalmayacak. Bu bakış açısı sanal ofislere, paylaşımlı ofislere ya da online ofis kiralama biçimine olan ilgiyi artırdı. Türkiye’de ilk örneklerini 2010’larda gördüğümüz sanal ofislere ilgi katlanarak artıyor. Peki, bunun nedeni ne?

Sanal Ofis Kiralama Oranları Artıyor!

2021 yılında yayınlanan İstanbul Ofis Pazarı Genel Bakış Raporu’na göre fiziki ofis kiralama oranı %30 azalmıştı. Bu oran, 2023 yılında %45’e yükseldi. 2022 raporuna göre nitelik ofis kiralama arzı büyük ölçüde azaldı. En yoğun talep ise her yıl olduğu gibi Maslak, Levent, Etiler, Beşiktaş, Zincirlikuyu bölgelerinde gerçekleşti. Hem A sınıfı hem de B sınıfı ofislere talebin düştüğünü görüyoruz. 2013’ten 2022’ye İstanbul ofis kiralama oranlarına baktığımızda en yüksek kiralamanın 2014 yılında yapıldığını en düşük kiralamanın da 2020 yılında gerçekleştiğini anlıyoruz. Peki, bu rapor bize ne söylüyor?

Son 3 yılda bilinen e​n geleneksel ofis kullanıcıları dahil olmak üzere hemen her işletme yüksek kira maliyetlerine çözüm arayışlarında. İş sahipleri ve işletmeler; uzun süreli kontratlarla kendilerini bağlamaktan kaçınıyor. Ayrıca ofis dekorasyonunun ilk yatırım maliyetinin tümünü üstlenmek istemiyor. Bu ihtiyaca cevap veren esnek kiralama servisleri ise öne çıkıyor. Böylece yeni çalışma biçimleri ve yeni çalışma alanlarına yönelim artıyor. Sanal ofis kiralamdakia rtışın nedenlerine madde madde bakalım. 

• Evden Çalışma Biçiminin Yükselişi

Pandemi öncesinde de var olan ama eve kapanma sürecinde büyük bir hız yakalayan evden çalışma, freelance çalışma şekilleri de sanal ofislere olan talebi artıran bir unsur oldu. İçerik üreticileri, haber yayıncıları, sosyal medya çalışanları, tasarımcılar, yazılımcılar, mühendisler, avukatlar, danışmanlar gibi pek çok meslek ve iş kolu; fiziksel bir ofise ihtiyaç olmadığını kavradı. Evden, en sevdiği kafeden, yazlıktan, bağ evinden, kentin ona iyi gelen bir yerinden de çalışmalarını sürdürebilmenin esnekliğini keşfeden bireyler bu sürecin öncüsü oldu. Onları, masrafları azaltmak isteyen kurumlar takip etti. Ne de olsa toplantı görüşme ya da adres için sanal ofisler yeterli.  

• Emlak Piyasasının Zorlu Koşulları

2019 ve sonrasında büyük bir emlak krizinin yaşandığını görüyoruz. Konut ve ofis bağlamında ulaşılabilir fiyatlara kiralama yapmak neredeyse imkansız hale geldi. Özellikle de ulaşımı kolay, prestijli bir lokasyonda bunu sağlamak çok az sayıda kurum için mümkün. Ayrıca mümkün olsa da sürdürülebilir değil ve verimli değil. Emlak piyasasının bu zorlu koşulları da hem bireysel çalışanları hem de şirketleri sanal ofis çözümlerine yöneltti. 

• Ofis Masraflarının Yükü

Bir işletme için ya da birkaç kişiden oluşan şirket için ofis tutmanın maliyeti, sadece ofis kirasından ibaret değildir. Dekorasyon, aidat, ısınma, iklimlendirme, enerji, su, temizlik, çalışanlar için yemek ve ulaşım masrafları gibi bir masraf paketi ile sonuçlanır. Tadilat, bakım gibi sürekli giderler de söz konusudur. Diğer yandan sanal ofis kiralamada bu masrafların neredeyse tamamı ortadan kalkar. Geleneksel ofis kiralamanın masraflarına bi’ göz atarsak durumu daha iyi anlarız:

Ofis Kiralamanın Masrafları Nelerdir?

• Ofis kirası
• Emlakçı komisyonu
• Depozito
• Stopaj
• Tadilat
• Dekorasyon
• Eşya
• Temizlik
• Aidat
• Temizlik ve diğer işler için personel masrafları
• Personel ulaşım ve yemek masrafları
• Şehir vergileri
• Elektrik, su, doğalgaz gibi masraflar
• Elektrik, su doğalgaz açtırma masrafları
• Klima ve ısıtıcı alımı veya bakımı
• Ofis içi su, çay,kahve vs.
• Ofis içi kullanım için gereken mutfak eşyaları ve temizlik malzemeleri…

• Oyalayıcı İş Yükü

İşyeri açmak, ofis kiralamak, yeni bir daire tutmak gibi terimler kulağa hoş gelse de çok zahmetli işlerdir. Bir ofis tutup, kirasını ödediğinizde o ofise yerleşirsiniz. Burada yerleşme süreci kişilerin işlerine odaklanmasını bir süre için engeller. Ofisi temizletmek, dekore etmek, tadilat yapmak, yeni adresi müşterilere tanıtmak, temizlik ve hizmetler için personel bulmak, elektrik – su – doğalgaz açtırmak gibi işlemlerle liste uzar gider. Üstelik yerleştikten sonra da sürekli devam eden işler söz konusu olacaktır. Arızalanan bir tuvalet tesisatı, yeni bir kahve makinesi, internet altyapısı sağlayıcısının değişimi, eskiyen boyanın yenilenmesi gibi işler devam eder. Bu süreçlerle uğraşmak istemeyen iş sahipleri ve meslek sahipleri hızla sanal ofis kiralama çözümlerine yöneliyor. Çünkü sanal ofiste ne eşya almak, ne dekorasyon yapmak ne de fiziksel ofisin diğer süreçleri sizi ilgilendirmez. 

• İstediği Konumda Ofis Tutamak / Prestij Meselesi

Bir şirket açtığınızda onun en prestijli lokasyonlardan birinde olmasını istersiniz. Örneğin Levente’te bir plazada ya da Kozyatağının en işlek noktasındaki lüks bir iş merkezinde olması, iş ortaklarınıza güzel ve etkili bir mesaj verir. Gelin görün ki bu lokasyonlarda ve böyle lüks plazalarda ofis kiralamak dev şirketler için bile çok maliyetli ve zorlayıcıdır. İş ortaklarınıza iş yeri adresi bilgisi iletirken şehrin en ücra mahallesindeki bir apartman dairesini göstermek de istemezsiniz. “köhne” bir etki yaratmak, imajınızı etkileyebilir. Çünkü işyeri lokasyonu ya da adresi, güvenilirlik ve işbilirlik konusunda da karşı tarafa bir mesaj verme gücüne sahiptir. Bu bir çeşit önyargı olsa da  maalesef gerçekliği görmezden gelinemez. İşte sanal ofis kiralama servisleri, kullanıcıya bu prestiji ulaşılabilir fiyatlarla sağlıyor. 

Yukarıda paylaştığımız sebeplerle son yıllarda sanal ofis tercihi arttı. Bu ilgi gelecek yıllarda katlanarak artacak ve fütüristlere göre yakın gelecekte fiziksel ofis kullanımı neredeyse kalmayacak. Plan Ofis rehberliğinde şehrin en prestijli adreslerinden birinde istediğiniz zaman kullanabileceğiniz sanal ofisinizi hemen kiralayabilirsiniz.