Sanal Ofis Nasıl Kiralanır?

Sanal ofis, fiziki olarak ofise ihtiyacı olmayanlar için düşük maliyetli bir ofis kiralama modeli olarak tanımlanmaktadır. Günümüzde de oldukça fazla tercih edilmektedir. Bunun en önemli nedeni sanal ofis modelinin klasik ofis modeline göre daha ekonomik oluşudur. Sanal ofis, bütçenize en uygun şekilde prestijli bir yerde ofis kiralama imkanı sağlar. Sanal ofis kiralamayı düşünenler ve bu konuda tecrübesi olmayanlar için sanal ofis kiralamak endişe verici olabilir. Yasal ya da güvenilir olup olmadığını sorgulamak isteyebilirsiniz. Bu açıdan “Sanal ofis nasıl kiralanır” merak edilen önemli sorulardan biridir. Faydası olacağını düşünerek sanal ofis hizmeti ve kiralama süreci hakkında merak edilen soruları sizin için yanıtlıyoruz. 

5 Adımda Sanal Ofis Kiralama

Fiziki olarak dahil olmak zorunda olmadığınız adresini ve olanaklarını kullandığınız ofis yapısına sanal ofis deniyor. Peki, sanal ofis nasıl kurulur?

1. Bir sanal ofis hizmet sağlayıcısı ile anlaşmakla başlayın. Ülkemizde de dünyada da çok sayıda sanal ofis hizmet sağlayıcısı var. Elbette güvenilir olmak, prestijli bir adres sunmak, hizmet kalitesi gibi detayları gözetin. Bu amaçla Plan Ofis hizmetlerini güvenle tercih edebilirsiniz. 
2. Sanal ofis hizmet sağlayıcısı ile sanal ofisinizi kiralayın. 
3. Kira kontratına fatura kestirin ve bu faturayı daha sonra gider olarak göstermek üzere muhasebe uzmanınıza teslim edin. 
4. Bağlı bulunduğunuz vergi dairesine bildirim sağlayın. 
5. Vergi dairesi yetkililerinin verdiğiniz hazır ofise denetime geldikleri gün, ofiste bulunun. 

Sanal Ofise Uygun Sektörler?

Sanal ofis kiralamadan önce yaptığınız işin buna uygun olup olmadığını düşünebilirsiniz. Sanal ofis kimler için uygun, bugün iş dünyasında gelinen nokta birçok sektör için uygun bir model olduğunu göstermektedir. Fiziki çalışma ortamına ihtiyaç duymayan, esnek çalışma modeli ile işlerini yürüten sektörler için oldukça ideal olduğunu söyleyebiliriz. Home ofis çalışanlar, freelance iş sahipleri, proje bazlı çalışan yazılımcı ve mühendisler, emlakçılar, mimarlar, SEO uzmanları, çalışmalarının birçoğunu sahada yürütenler, online tabanlı meslek grupları için sanal ofis oldukça avantajlı bir ofis kiralama hizmetidir. 

Küçük ölçekteki yapılar özellikle sekreterya hizmetleri için bütçe ayırmayı pek tercih etmezler. Bu nedenle de bu işletmelerin geleneksel ofis modellerinin yerine sanal ofis modellerinin daha çok tercih ettiğini görebiliriz. Ayrıca büyük işletmeler yeni pazarlara açılırken birçok riski de beraber taşırlar. Sanal ofis kiralamak, sanal ofis hizmetlerinden yararlanarak maliyeti düşürmek iş kurmanın risklerini de minimuma indirmektedir. 

Sanal Ofis Hizmeti Nasıl Verilir?

Sanal ofis kiralamanın öncelikli amacı resmi bir adres gösterebilmektir. Çünkü nerede olursa olsun bir iş kurabilmek için vergi dairesine yasal bir adres ibraz edilmesi zorunludur. Bununla sadece adres göstermenin dışında ofisin kullanılmasını gerektiren durumlar söz konusudur. İş modelinin ihtiyaçları doğrultusunda da sanal ofis hizmeti şekillenmektedir. Peki adres göstermenin dışında sanal ofis kapsamında hangi hizmetleri alabilirsiniz, inceleyelim.

• Fiziki bir ofis olmadan bir ofisin sağlayabileceği birçok imkan sunulur. Telefon yanıtlama hizmeti, müşteri karşılama ve faks hizmeti ile müşterilerinizle iletişimi sürdürebilirsiniz. 
• Posta ve kargo hizmeti ile adınıza gelen gönderilerin ulaşmama riski ortadan kalkar. 
• Saatlik ya da günlük kullanım hizmeti ile toplantı düzenleyebilir ve müşterilerinizi ağırlayabilirsiniz.
• Çalışma ortamı olarak kullanabileceğiniz konforlu bir ofis hizmeti de sunulabilir. Kira, elektrik, su, ısınma, tadilat, stopaj, kafeterya gibi detayları düşünmeden ofis kiralamak mümkündür. Sekreterlik hizmetinin de dahil olduğu uygulamalar bulabilirsiniz. 

Sanal ofis kiralama aşamasında anlaşacağınız şirket ile ihtiyaçlarınızı netleştirmeniz faydalı olacaktır. Bunun için Plan Ofis rehberliğinde sanal ofis seçeneklerini değerlendirebilirsiniz. Hazır ofis, Sanal Ofis, Sanal Ofis Plus, Paylaşımlı Ofis, Günlük Ofis ve Toplantı Salonu seçenekleri ile size en uygun ofis planına sahip olabilirsiniz. 

Sanal Ofis Kiralamanın Maliyeti Nedir?

Sanal ofis kiralamanın nasıl olduğunu merak edenler için önemli bir konu da maliyetidir. Geleneksel bir ofis kiralama ile karşılaştırıldığında sanal ofis kiralamanın oldukça ekonomik olduğunu görebilirsiniz. Klasik bir ofis kiralama modelinde ofisin kirası, aylık sabit giderler, stopaj gibi gider kalemleri oldukça yorucudur. Üstelik tadilat gibi sürpriz masraflar ya da önemsiz gibi görünen kafeterya giderleri de çalışırken enerjinizi harcayacağınız detaylar haline gelebilir. Bu açıdan bakıldığında sanal ofis kiralama modelinde tüm bu masraflar ve bütçenizi zorlayan sürprizlerle karşılaşma riski ortadan kalkar. Sanal ofis kiralarken maliyeti etkileyen unsurlar konumu ve aldığınız ofis hizmetinin kapsamı olabilir. 

Sanal Ofis Kiralama ve Sözleşmesi

Yeni nesil sanal ofis sisteminin özellikle iş kurma döneminde oldukça büyük kolaylık sağladığı görülmektedir. İşiniz büyüdükçe sanal ofis hizmetlerinin de ihtiyaçlarınıza göre geliştirmek oldukça kolaydır. Bu nedenle kapsamlı bir sanal ofis şirketiyle çalışmak her zaman daha avantajlıdır. Kiralamaya karar verdiğinizde dikkat edilmesi gereken konulardan biri sanal ofis kiralama prosedürü ve iki taraf arasında yapılan sözleşmenin içeriğidir. Sizi zor durumda bırakacak ek ödemelerle karşılaşmamak için tüm şartların ve ücretlerin sözleşme imzalamadan önce kararlaştırılması önemlidir. İlk aşamada sanal ofis kiralama hizmeti veren şirketleri inceleyebilirsiniz. Daha  sonra telefon aracılığıyla ya da online başvurabilirsiniz. Sanal ofis hizmetleri paketleri kapsamında fiyatlarını da inceleyebilirsiniz. Talep ettiğiniz hizmete göre teklif alabilir ve süreci devam ettirebilirsiniz. Haftalık, aylık yada yıllık, kısa ve uzun dönem sanal ofis kullanım tercihlerinizi de belirtebilirsiniz. Sanal ofis sözleşmesinin belirli yada belirsiz süreli olması da taraflar arasında karara varılacak konular arasında yer alır. 

Sanal ofis kiralama hizmeti alırken bazı belgeler talep edilebilir. Firma veya şahıs adına talep edilebilecek belgeler farklılık gösterse de kimlik belgesi, imza sirküsü, şirket bilgileri ve ödeme bilgileri gereklidir. Bununla birlikte her sanal ofis şirketinin evrak prosedürü farklı işleyebilir. Sanal ofis ve kurulacak şirketin sahipleri arasında yapılan anlaşma sonrası sözleşme imzalanır. Sözleşme imzalandıktan sonra sanal ofis hizmeti veren firma, adresinin kullanılmasına izin verecek ve ofis kullanımı başlatılacaktır. Ofis kiralandıktan sonra 10 gün için vergi memurları tarafından adres teyiti gerçekleştirilir. Teyit aşamasında mali müşavir ya da muhasebeciniz de ofiste olması beklenmektedir. Sanal ofis kiralama ile ilgili prosedürler sona erdiğinde ofis kiraladığınız şirket tüm ihtiyaçlarınızla  ilgilenir. Sadece işinize konsantre olmanın daha kolay hale geldiğini görebilirsiniz. 

Sanal Ofis Kiralarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Sanal ofis yasal mı, sanal ofis kiralamak yasal bir işlemdir. Bununla birlikte iş kurmak ve sanal ofis kiralamak istiyorsanız öncelikle yasal mevzuatı incelemeniz önerilir. Ayrıca sanal ofis kiralama aşamasında sanal ofis kira sözleşmesi örneği görmek de faydalı olabilir. Bir sanal ofis kiralarken dikkat edilmesi gereken bazı kriterleri sizin için sıralıyoruz:

• Günümüzde birçok işletme için süreçler dijital ortamda yürütülmektedir. Özellikle e-ticaret faaliyetleri yürütenler için iş akışına uygun bir ofis kiralamak önemlidir. İhtiyaç duyduğunuzda aktif çalışabileceğiniz bir ofis olmalıdır. Online çalışma düzeninde sorun yaşamadan çalışabileceğiniz bir ofis öncelikler arasındadır. 
• Müşteri ağırlamanız ya da toplantı düzenlemeniz gereken durumlar için sessiz ve güvenli bir çalışma ortamı sağlanmalıdır. İş akışınıza bağlı olarak ani durumlara hazırlıklı olmanız gerekebilir. Ofis ortamında bu koşullara sahip olmak iş verimini etkiler, stres yaşamanızı önler.
• Sanal ofis sadece adres göstermek için kiralansa bile konumu büyük önem taşır. Merkezi ve prestijli yerlerde konumlanan bir ofis, gerektiğinde zaman tasarrufu sağlar. Ayrıca müşteriler için ofisin konumu güven verici unsurlar arasındadır. Fiziki olarak her zaman ihtiyaç duyulmasa da ofis adresiniz  imajınızı temsil eder.
• Sanal ofis kiralama sürecinde yasal olarak güçlük yaşanmaması adına tüm detayların netleştirilerek anlaşmaya varılmasına özen gösterilmelidir. Sanal ofis kira sözleşmesinin içerdiği maddelere iki taraf için de anlaşılır olmalıdır.

Ofis adresi arayanlar için sanal ofisler, paylaşımlı ofisler ya da ortak ofisler; birden fazla avantajı bir arada sunuyor. Bu ihtiyacınıza profesyonel ve güvenilir bir cevap için Plan Ofis ile tanışabilirsiniz. İstanbul, İzmir ve Tekirdağ’da en merkezi lokasyonlarda ve prestijli iş merkezlerinde konumlanan sanal ofisler sunan Plan Ofis, kapsamlı bir yaklaşımla çalışıyor. Bu şehirlerin en merkezi konumlarında kiralayabileceğiniz Plan Ofis seçenekleri işinize odaklanmanızı kolaylaştırırken bütçenizi koruyarak büyümenize katkı sağlayabilir. Siz de sanal ofis kiralamayı düşünüyorsanız Planofis deneyiminden hemen yararlanabilirsiniz.